第2章 所内業務フロー — 受託から報告まで｜会計事務所 実務ハンドブック

CHAPTER 02所内業務フロー — 受託から報告まで

顧問先1社は、問い合わせから始まり、面談・見積・契約・初期設定を経て、月次と決算のサイクルに入る。最初の設定を誤ると、その誤りは毎月・毎年繰り返される。本章では受託から報告、そして引継ぎ・解約までの一連の流れを、確認すべき資料名と届出書名まで落として整理する。

1. 受託から報告までの全体フロー

1. STEP 1　問い合わせ受付
   紹介元、相手の立場（代表者本人か、経理担当者か）、業種、規模、現在の状況（新設・他事務所からの移管・自社経理のみ）、いつまでに何を必要としているかを聞き取る。この時点で決算期と直近の申告期限を必ず確認する。期限が迫っている案件は面談日程を最優先で押さえる。
2. STEP 2　初回面談（ヒアリング）
   事業の中身、資金繰りの状況、経営者が困っていること、求めるサービス水準を聞く。同時に、こちらが受託の可否を判断するための情報（過去の申告状況、未処理の税務問題、反社会的勢力との関係の有無）も確認する。
3. STEP 3　見積・提案
   受託範囲を書面で明示する。記帳を事務所が行うのか顧問先が自計化するのか、給与計算・年末調整・法定調書が範囲内か、訪問の頻度はどうかで工数が大きく変わる。範囲外の業務は「範囲外である」と明記する。
4. STEP 4　契約締結
   顧問契約書を取り交わす。業務範囲、報酬、支払方法、契約期間と更新、解約の予告期間、資料の授受方法、守秘義務、免責の範囲を確認する。税務代理権限証書の作成もこの段階で準備する。
5. STEP 5　資料の引受けと初期設定
   前期以前の申告書一式、決算書、総勘定元帳、固定資産台帳、届出書の控えを引き受け、会計ソフトへの初期登録と開始残高の入力を行う。届出書の提出状況を確認し、不足があれば速やかに提出する。
6. STEP 6　月次サイクルの開始
   資料回収、記帳、自主チェック、上長レビュー、月次報告を毎月回す。初回の月次は特に丁寧に行い、勘定科目の使い方や資料の出し方について顧問先とルールをすり合わせる。
7. STEP 7　決算前検討
   決算日のおおむね2か月前に、着地見込みと税額を試算し、打てる手を提示する。決算日を過ぎてからでは打てる手がほとんどないため、この工程を飛ばさない。
8. STEP 8　決算
   実地棚卸、決算整理仕訳、固定資産の確定、引当金の計上、勘定科目内訳明細書の作成を行い、決算書を確定させる。
9. STEP 9　申告・納付
   別表を作成し、法人税・地方税・消費税の申告書を仕上げ、上長のレビューを経て電子申告で送信する。受信通知を確認し、納付書を交付して納付期限を伝える。
10. STEP 10　決算報告
    決算内容と納税額、当期の総括、翌期の課題を経営者に説明する。承認を得た日を記録に残す。ここで翌期の消費税の課税方式や届出の要否も併せて決める。
11. STEP 11　翌期への申送り
    翌期の中間申告・予定納税の予定、届出の提出予定、繰越項目、次回決算に向けた宿題を管理表と顧問先ファイルに残す。ここまでやって1周が完了する。

2. 新規受託の実務

新規受託の成否は、最初の面談でどこまで聞けたかでほぼ決まる。聞き漏らした項目は、後で必ず手戻りとして返ってくる。

ヒアリング項目

受託時に受け取る資料リスト

提出状況を必ず確認する届出書

届出書は「出ているか出ていないか」で税額が変わる。前任事務所からの引継ぎでは控えが揃わないことが多いため、控えが確認できない届出は、税務署への確認や、過去の申告書の記載内容（青色申告の別表番号、消費税申告書の様式）から逆算して判定する。

3. 初期設定 — 最初の設定が毎月・毎年効いてくる

初期設定は一度きりの作業だが、誤りは全期間に波及する。特に消費税の設定と開始残高は、後から直すと修正範囲が全仕訳に及ぶ。ここは時間をかけてよい工程である。

開始残高の検証手順

1. 前期決算書の貸借対照表を開始残高として入力する。
2. 入力後の貸借合計が前期決算書と1円単位で一致することを確認する。
3. 売掛金・買掛金・未払金などの残高が、勘定科目内訳明細書の合計と一致することを確認する。
4. 預金残高が、期首日の通帳残高と一致することを確認する（未取付小切手等があれば差異理由を記録する）。
5. 固定資産の期首簿価の合計が、貸借対照表の該当科目および別表十六の期首帳簿価額と一致することを確認する。
6. 繰越利益剰余金が前期決算書と一致することを確認する。
7. 会計上の簿価と税務上の簿価に差異がある項目（未払事業税、賞与引当金、貸倒引当金の超過額など）を別表五（一）から拾い、申告調整の引継ぎメモに残す。

電子帳簿保存法まわりの初期設定

電子取引データ（メール添付のPDF請求書、Webからダウンロードする領収書、電子契約書など）の電子保存は全事業者に義務付けられており、紙に出力して保存するだけの運用は原則として認められない。受託時に、顧問先の保存方法を必ず確認して設定する。

• 電子取引データの保存場所を決めたか（顧問先のサーバーかクラウドか、事務所側で保管するか）
• ファイル名の規則を決めたか（例：20260507_11000_取引先名 のように日付・金額・取引先を含める）
• 事務処理規程を整備したか（訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け）
• バックアップの体制を決めたか
• 検索要件の要否を判定したか（基準期間の売上高が5,000万円以下であれば、税務調査の際にデータのダウンロードの求めに応じられることを条件に検索要件は不要。5,000万円を超える場合は日付・金額・取引先による検索ができる状態にする）
• 猶予措置の適用を検討したか（税務署長が相当の理由があると認める場合。調査時にデータのダウンロードと出力書面の提示・提出に応じられることが条件）

4. 月次サイクルの役割分担

月次は「資料回収から月次報告まで」を毎月同じリズムで回すことに意味がある。リズムが崩れると、遅れが翌月に持ち越され、決算期にまとめてしわ寄せが来る。下表は事務所ルールとしての標準的な役割分担と日程の目安である。

担当者の自主チェックリスト（月次）

• 現金残高がマイナスになっていないか
• 預金残高が通帳・ネットバンキングの残高と一致しているか（全口座）
• 借入金残高が返済予定表の残高と一致しているか、元本と利息が正しく分かれているか
• 売掛金・買掛金の補助残高に、回収済み・支払済みのものが滞留していないか
• 仮払金・仮受金・立替金に、内容不明のまま3か月以上残っているものがないか
• 役員貸付金・役員借入金の増減理由を説明できるか
• 前月比で30パーセント以上動いた科目について、理由を説明できるか
• 消費税の税区分に誤りがないか（特に非課税・不課税、インボイスの有無による区分）
• 減価償却費・引当金など、月次で計上すべき費用が計上されているか
• 給与の総支給額が賃金台帳と一致し、預り金（源泉所得税・社会保険料・住民税）の残高が翌月納付額と整合しているか
• 売上と入金、仕入と支払のタイミングにずれがある場合、その理由を把握しているか
• 期末に向けた税額の見込みを、当月時点で更新したか

5. 決算から申告までの工程表

決算作業は決算日から始まるのではない。決算日の2か月前から始まる。下表は決算日を基準にした週次の標準工程である。申告期限に延長がない法人（決算日の翌日から2か月以内）を前提にしている。

決算前検討で提示できる打ち手の例

6. 引継ぎ・担当者交代の手順

担当者交代は、事故が最も起きやすい局面である。前任者の頭の中にしかない情報が失われ、期限や特殊な取扱いが引き継がれないまま次の決算を迎えるためである。交代は「資料を渡す」ことではなく「知識と判断の根拠を渡す」ことだと考える。

引継書に必ず書く項目

交代時のチェックリスト

• 引継書を作成し、前任者と後任者の双方が読み合わせを行ったか
• 前期の申告書一式を後任者が通読したか
• 進捗管理表の内容を1行ずつ読み上げて引き継いだか
• 直近3か月に到来する期限を特定し、対応の担当を明確にしたか
• 顧問先へ担当者交代を事前に連絡し、後任者を紹介したか（可能なら前任者が同行して初回面談を行う）
• 会計データ・共有フォルダ・電子申告の利用権限を後任者に付与し、前任者の不要な権限を外したか
• 交代後1回目の月次と1回目の決算は、前任者または上長がレビューに入る体制にしたか
• 顧問先ファイル（紙・電子）の所在と構成を後任者が把握したか

7. 解約・移管時の対応

顧問契約の終了は、こちらの都合であれ先方の都合であれ、必ず来る。終わり方が雑だと、後日のトラブルや事務所の評判の低下につながる。解約時こそ手順どおりに、記録を残しながら進める。

1. STEP 1　解約の意思と時期の確認
   解約の申出を受けたら、いつをもって終了とするかを明確にする。決算期の途中か、申告まで完了させてからかで、事務所が負う範囲が大きく変わる。契約書の解約予告期間の定めを確認する。合意した内容は書面またはメールで残す。
2. STEP 2　終了までの業務範囲の確定
   「どこまでを当事務所が行い、どこから後任が行うか」を書面で確定させる。特に、進行期の記帳をどこまでやるか、直前期の申告は完了しているか、年末調整や法定調書の担当はどちらかを明示する。ここが曖昧だと、どちらもやらない期間が生まれ、期限を落とす。
3. STEP 3　未了業務の完了
   受託範囲として残っている申告・届出・納付案内を完了させる。完了できないものは、未了である旨と期限を書面で顧問先に伝える。
4. STEP 4　預り資料の返却
   預かっている原本（通帳、契約書、領収書、請求書、登記事項証明書など）をすべて返却する。返却物の一覧を作成し、受領のサインまたはメールでの受領確認を必ず取る。
5. STEP 5　データ・成果物の提供
   提供範囲を確認して引き渡す。決算書、申告書控え、総勘定元帳、固定資産台帳、届出書控えは顧問先の財産として提供する。事務所内部の検討メモやレビュー記録は、原則として提供の対象外である。会計データの提供可否は使用ソフトの仕様と契約による。
6. STEP 6　権限の解除
   税務代理権限証書に基づく代理関係の終了、電子申告の代理送信の設定、ダイレクト納付の口座登録、顧問先のシステムへのアクセス権限を整理する。事務所側に残ったアクセス権限は速やかに削除する。
7. STEP 7　精算と記録
   報酬の精算を行う。解約に至った経緯と、返却・提供の記録を顧問先ファイルに残し、所定の保存期間まで保管する。守秘義務は契約終了後も続く。

8. 記録の残し方

実務で残す記録には、3つの目的がある。第一に、担当者が代わっても同じ判断ができるようにするため。第二に、後日「言った・言わない」になったときに事実を確認するため。第三に、税務調査で判断の根拠を説明するためである。記録は自分のためではなく、将来の誰かのために残す。

良い記録と悪い記録