経理効率化の進め方｜現金・紙を減らすことから始める5つの手順

経理効率化の進め方は、ツール選びより先に「現金と紙を減らす」ことから始めると効果が出ます。現金・紙の削減、銀行・カードの連携による自動化、締め日とルールの文書化、AIでの下準備、外部化の検討の順に進めると、ツール代だけが増える失敗を防げます。

経理効率化はなぜ「現金と紙を減らす」ことから始めるのか

現金精算と紙の書類が多い会社ほど、領収書や通帳を見ながら会計ソフトに入力し、内容を確かめる作業に時間がかかります。取引がデータになっていなければ、どれほど優れた会計ソフトを入れても手入力は減りません。

順番を間違えると、ツールの利用料だけが増え、手間はほとんど変わらない結果になりがちです。まず取引をデータで受け取れる形に変え、その上に自動化とルールを積み上げていきます。

手順	やること	減らせる作業
①現金・紙を減らす	法人カード・振込・電子請求書への切替え	入力・転記・領収書の整理
②連携で自動化	銀行・カード・販売データの連携、自動仕訳のルール	仕訳の入力・通帳の転記
③ルール化	締め日・科目・承認・保存のルールの文書化	差し戻し・確認の往復
④AIの活用	仕訳候補・表記の統一・月次資料の下準備	判断の下準備・資料の作成
⑤外部化	記帳代行・経理のアウトソーシング	人手不足・特定の人への依存

小さく始める：時間のかかっている作業から

すべてを一度に変えようとせず、いちばん時間のかかっている作業から手をつけます。1か月だけ、作業ごとにかかった時間をメモしてみると、優先順位が見えてきます。時間のかかる作業ほど、効率化の効果も大きく出ます。

• 領収書・請求書の回収と整理にかかる時間
• 通帳・カード明細を見ながら入力している件数
• 立替精算の件数と、確認・差し戻しの回数
• 月次の資料づくりと、数字の確認にかかる時間
• 給与計算と振込の準備にかかる時間

手順①：現金と紙はどう減らす？

現金精算と紙の請求書が多いほど、経理は手作業になります。社員の立替精算は法人カードや会社名義の決済に寄せ、小口現金は残高と出金の回数を見直します。取引先には請求書をPDFやメールで送ってもらうよう依頼し、自社の請求書も電子で送れるようにします。

店舗で現金売上がある業種は、キャッシュレス決済やレジのデータを会計に取り込める形にしておきます。現金の入出金が減るほど、記帳だけでなく、現金の数え間違いや不正のリスクも小さくなります。

電子で受け取った請求書や領収書は、2024年1月1日以後、紙に印刷して保存するだけでは足りず、電子データのまま保存する必要があります。保存の要件は、改ざんを防ぐ措置、画面で確認できること、日付・金額・取引先で検索できることです。基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者などは、税務調査でデータのダウンロードの求めに応じれば、検索の要件は不要になります。

手順②：銀行・カードの連携で何を自動化できる？

銀行口座・法人カード・販売管理やレジ・給与ソフトのデータを会計ソフトに連携すると、明細が自動で取り込まれます。取引先や摘要ごとに勘定科目と税区分のルールを登録しておけば、仕訳の多くを自動で起票できます。月あたりの仕訳件数が多い会社ほど、入力の負担が軽くなります。

作業	効率化の前	連携・自動化の後
仕訳の入力	月200件を手入力（約10時間）	自動起票が大半（約3時間）
通帳・カードの転記	紙の通帳や明細から手入力	銀行・カードの連携で自動取込
月次資料の作成	毎月、表計算ソフトで手作り	会計ソフトの自動集計とAIでの下準備

連携を始めたら、毎月、通帳やカード明細の残高と、帳簿（試算表）の残高が1円まで一致するかを照合します。まだ登録していない明細がある場合は、「帳簿の残高＋未登録の明細の増減＝実際の残高」になるかで確かめます。取込漏れや重複は、この照合でしか気づけないことが多いためです。

2026年10月1日からは、免税事業者などからの仕入れについて控除できる割合が、80%から70%（2028年9月30日まで）に変わりました。自動仕訳のルールや税区分の設定が古いままだと、該当する取引をすべて直す手戻りになるため、設定を見直しておきます。

手順③：締め日とルールはどう決める？

領収書の提出期日、経費の勘定科目のルール、承認の流れをA4一枚にまとめて共有します。ルールを整えないまま効率化を進めても、例外の処理が減らず、効果が限られることがあります。

• 締め日：領収書・請求書の提出期限と、月次の締めの日
• 科目のルール：よく使う支出の勘定科目と税区分の一覧
• 承認の流れ：誰が、いくらまでの支出を承認するか
• 証憑の保存：紙の保管場所、電子データのフォルダとファイル名
• 例外の扱い：現金払いや立替が発生したときの手順
• 月次の確認：残高の照合と試算表の確認を、誰がいつ行うか

承認する人と記帳する人を分けておくと、誤りに気づきやすくなるだけでなく、不正の防止にもつながります。仕組みの設計は「経理体制構築のポイント」、不正の防ぎ方は「従業員・役員の横領防止策」も参考にしてください。

手順④：AIは経理のどこで使える？

現金・紙の削減とルールの整備が済んだ段階で、AIの活用が効果を発揮しやすくなります。AIは判断の下準備を担い、最終的な確認は人が行う、という役割分担が基本です。

使いどころ	AIに任せる部分	人が確認すること
請求書・領収書の仕訳	勘定科目と税区分の候補を出す	取引の実態、インボイスの登録番号、計上の時期
摘要・取引先名の統一	表記のゆれを整理する案を出す	置き換えた結果
月次資料	前月比のコメント案、グラフの下準備	数字の根拠、経営判断に関わる記述
経理のマニュアル	ルールや手順の文章のたたき台	自社の実態と法令に合っているか

当事務所でもClaudeを使って請求書の仕訳候補の作成や月次資料の下準備を行い、最終確認は担当者と税理士が行う運用にしています。始め方は「経理をClaudeとGeminiで自動化する最初の一歩」で解説しています。

マイナンバー、口座番号、給与明細などの個人情報は、AIに入力しない情報として社内ルールで決めておきます。税務の取扱いに関するAIの回答は、国税庁のタックスアンサーなどの一次情報で確認してから使います。

手順⑤：外部化はどんなときに検討する？

経理担当者の退職と採用の難しさが重なったときや、経理が特定の人に依存しているときは、記帳代行や経理のアウトソーシングが選択肢になります。外部化の前に手順①〜③を済ませておくと、渡すデータがそろい、任せる範囲も決めやすくなります。

費用は、仕訳の件数、連携できるデータの割合、給与計算の人数、依頼する範囲で変わります。費用の考え方は「経理代行の費用と相場」、当事務所の記帳代行は「記帳代行プラン」でご案内しています。当事務所は、記帳から決算・申告までを継続的な顧問契約の中でお受けしています。

つまずきやすいポイントと防ぎ方

つまずき	起きること	防ぎ方
一度に全部変えようとする	どの業務の見直しも中途半端になる	時間のかかっている作業から1つずつ進める
ルールを決めても周知しない	従来のやり方が続き、例外が減らない	A4一枚を配り、月次の確認で守られているかを見る
ツールの導入がゴールになる	導入しても作業時間が変わらない	減らしたい作業と時間を先に決めておく
連携明細と領収書からの二重計上	同じ取引が二重に経費になる	連携している口座・カードの取引は連携明細で仕訳する
残高を照合しない	取込漏れや重複に気づかない	毎月、通帳・カードの残高と帳簿の残高を照合する
AIの出力をそのまま登録する	科目や税区分の誤りが残る	人が確認してから登録する

効率化は、一度仕組みを作って終わりではありません。繁忙期に元のやり方に戻っていないかを定期的に振り返る機会を決めておくと、効果を保てます。自社だけで判断が難しい部分は、日々の経理の流れを税理士に見てもらいながら、どこから手をつけるかを一緒に整理するのも一つの方法です。

札幌・北海道の会社が見直しておきたい設定

料率や税区分、提出先の変更を会計ソフトや給与ソフトに反映し忘れると、後から全件を直す手戻りになります。2026年度に見直す主な設定は次のとおりです。

時期	見直す設定	内容
2026年3月分の保険料から	協会けんぽ北海道支部の保険料率	健康保険10.28%、介護保険1.62%
2026年4月分の保険料から	子ども・子育て支援金	0.23%（労使折半、賞与も対象）
2026年4月1日から	雇用保険料率（一般の事業）	13.5/1000（労働者5/1000・事業主8.5/1000）
2026年7月10日から	税務署への書面の送付先	札幌市内の5署あての書面は札幌業務センターへ（e-Taxや窓口への持参は所轄署）
2026年10月1日から	北海道最低賃金	時間額1,131円（パート・アルバイトの時給を確認）
2026年10月1日から	免税事業者などからの仕入れの税区分	控除できる割合が80%から70%に
2026年12月	年末調整	基礎控除などの改正を年末調整で精算（2026年中の毎月の源泉徴収は改正前の税額表のまま）

償却資産の申告（毎年1月31日まで、休日の場合は翌開庁日）や給与支払報告書の提出など、年に一度の手続きも年間の予定表に入れておくと、直前に慌てずに済みます。最低賃金や社会保険の変更点は「人事労務・最低賃金・社会保険の最新情報」でも確認できます。

よくある質問

まとめ

経理効率化は、ツールの導入より先に現金と紙を減らし、取引をデータで受け取る割合を上げることから始めます。そのうえで連携による自動化、締め日とルールの文書化、AIでの下準備、外部化の順に進め、毎月の残高照合で正しさを確かめましょう。料率や税区分の変更も年間の予定に入れておくと、手戻りを防げます。