従業員採用の流れ｜計画・募集・面接から入社手続きと定着まで

従業員採用の流れは、採用計画と人件費の見積もり、募集、選考、内定と労働条件の通知、入社手続き、定着の6段階で考えると整理できます。中小企業では、任せたい仕事と人物像を先に言葉にし、社会保険料まで含めた人件費を見込んでから募集を出すと、ミスマッチと手続き漏れを防げます。

従業員採用の流れは？6つのステップ

採用の結果は、募集を出す前の準備で大きく変わります。全体の流れと、各段階でやることは次のとおりです。

1. 採用計画を立てる採用の目的、任せる業務、必要な経験・スキル、採用人数、入社時期を決めます。エントリー期間・選考日程・内定通知の時期をスケジュールにしておくと、関係者で認識をそろえられます。
2. 人件費と労働条件を決める給与・労働時間・休日・雇用形態を決め、会社負担の社会保険料を含めた人件費を見積もります。
3. 募集するハローワーク・求人媒体・自社の採用ページ・SNS・紹介など、採用したい人に届く経路を選び、仕事内容と労働条件を示して募集します。
4. 選考する書類選考と面接に、必要に応じて筆記試験や適性検査を組み合わせ、現場の担当者も交えて見極めます。
5. 内定と労働条件の通知内定を伝え、賃金・労働時間・就業場所・業務の内容などを労働条件通知書（雇用契約書）で書面にして渡します。
6. 入社手続きと受け入れ社会保険・雇用保険の加入、源泉徴収の準備、給与の振込口座の登録を済ませ、入社後の面談で定着を支えます。

新卒採用と中途採用では、準備の重点が違います。新卒は入社時期が決まっているため逆算のスケジュールが要になり、中途は求めるスキルの定義と入社時期の調整が要になります。

採用計画では何を決める？目的・人物像・人件費

最初に「なぜ今、人を採用する必要があるのか」を言葉にします。繁忙期の対応なのか、特定の業務を任せたいのか、将来の事業拡大を見据えた採用なのかで、求める人物像も採用のタイミングも変わります。

任せたい業務と求める経験・スキルは、箇条書きでよいので書き出しておくと、募集から選考まで判断の軸がぶれません。計画づくりは経営者や人事担当者が中心になりがちですが、現場の責任者と一緒に作ると、実務に即した人物像になります。

• 採用の目的と、任せる業務の範囲
• 入社時に必須の経験・資格と、入社後に育てればよいスキルの区別
• 雇用形態（正社員・契約社員・パート）と労働時間
• 給与の水準と、昇給・賞与の考え方
• 採用人数・入社時期・選考のスケジュール
• 採用にかけられる費用（求人広告・紹介手数料）と担当者

人件費は給与の額だけでは決まらない

従業員を雇うと、給与のほかに会社負担の社会保険料と労働保険料がかかります。協会けんぽ北海道支部の場合、健康保険料率は10.28%、厚生年金保険料率は18.3%で、いずれも会社と本人が半分ずつ負担します。40歳以上65歳未満の人は介護保険料率1.62%が加わり、2026年4月分からは子ども・子育て支援金（0.23%）も始まっています。

給与の水準そのものの決め方は、従業員の給与を適正額に決めるための考え方で整理しています。

募集・求人票では何を伝える？守るルールと書き方

求人を出すときは、仕事の内容・賃金・労働時間・休日・就業場所などの労働条件を示す必要があります（職業安定法）。固定残業代を含めて賃金を示す場合は、固定残業代を除いた基本給、固定残業代の時間数と金額、その時間を超えた残業には追加で支払うことを分けて書きます。

求職者が知りたいのは、条件だけでなく実際の働き方です。1日の仕事の流れ、繁忙期の残業の見込み、職場の人数や雰囲気、テレワークやフレックスタイムなど柔軟な働き方の有無まで書くと、自社に合う人からの応募が増えやすくなります。応募者の反応を見て、求人の内容を見直すことも有効です。

募集の経路	特徴	費用の考え方
ハローワーク	地元の求職者に届きやすく、求人票の書き方の相談もできる	求人の掲載は無料
求人サイト・求人誌	掲載の期間や枠によって、求職者への露出が変わる	掲載料は期間・プランで異なる
人材紹介会社	条件に合う候補者を紹介してもらえる	採用が決まったときに紹介手数料がかかる形が中心
自社の採用ページ・SNS	仕事の様子や社風を継続して発信できる	費用は抑えられるが、更新の手間がかかる
社員・取引先からの紹介	職場を知る人を通じて仕事内容が伝わりやすい	紹介した社員への謝礼などは社内ルールで決める
学校・説明会・インターンシップ	新卒採用向け。職場を直接体感してもらえる	説明会の準備や受け入れの手間

知名度で大企業に劣る中小企業は、採用したい人物像を絞り、自社ならではの働く環境や特色を前面に出すのが基本です。職場見学の機会を設けると、求職者が働く姿を具体的に想像しやすくなります。

選考・面接で失敗しないためには？ミスマッチを防ぐコツ

選考で大切なのは、候補者を見極めることと同時に、候補者にも会社を見極めてもらうことです。入社後に「聞いていた話と違う」とならないよう、次の点を意識します。

• 面接で仕事内容を具体的に伝える：求人票の内容だけでなく、実際の業務や職場の雰囲気をできるだけ具体的に説明する
• 候補者の質問に丁寧に答える：働くうえでの不安や疑問を面接の段階で解消し、入社後のギャップを減らす
• 複数人で見極める：経営者だけでなく、現場の担当者にも面接に加わってもらい、多角的に判断する
• 評価の基準を先に決める：必須の条件と歓迎する条件を分けた評価シートを用意し、面接官ごとの判断のぶれを減らす
• 試用期間の扱いを伝える：期間の長さと、本採用までに確認することを事前に説明する

内定から入社までに必要な手続きは？

内定を出したら、賃金・労働時間・就業場所・業務の内容などの労働条件を、労働条件通知書で書面にして示します。就業場所と業務については、将来の配置転換などで変わり得る「変更の範囲」もあわせて明示します。

入社のときは、社会保険・労働保険と税金の手続きが同時に発生します。初めて人を雇うときは、会社としての届出も必要になる点に注意してください。

手続き	提出先	時期・ポイント
健康保険・厚生年金保険の資格取得届	年金事務所	入社後すみやかに。加入要件を満たせば試用期間中も対象
雇用保険の資格取得届	ハローワーク	入社後すみやかに。週20時間以上働く人が対象
労働保険の成立手続き・雇用保険の適用事業所の届出	労働基準監督署・ハローワーク	初めて労働者を雇ったとき
給与支払事務所等の開設届出書	税務署	給与を支払う事務所を開設した日から1か月以内
源泉所得税の納期の特例の承認申請書	税務署	常時10人未満なら、源泉所得税を半年ごとにまとめて納付できる
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書	本人から会社へ（会社で保管）	最初の給与を支払う前に受け取る
前職の源泉徴収票・住民税の引継ぎ	本人・前の勤務先・市区町村	中途採用は年末調整に前職分を含める。住民税の特別徴収を引き継ぐ場合は異動の届出をする

源泉所得税は、原則として給与を支払った月の翌月10日までに納付します。納期の特例の承認を受けると、1〜6月分は7月10日、7〜12月分は翌年1月20日にまとめて納付できます。申請した月の翌月末日までに承認・却下の通知がなければ、翌々月の納付分から特例が適用されます。

パート・アルバイトも、働き方によっては社会保険の加入が必要です。従業員51人以上の企業では、週20時間以上働く人（学生を除く）も加入の対象で、月8.8万円の賃金の要件は2026年10月1日に撤廃されました。対象となる企業の規模は、2027年10月から36人以上に広がります。雇用保険は2028年10月1日から週10時間以上の人に対象が広がります。

採用した人に定着してもらうには？

採用してからが本当のスタートです。入社直後は不安を感じやすい時期のため、業務の教え方と相談しやすい環境づくりが定着を左右します。定期的に短い面談の場を設け、困っていることがないかを確かめるだけでも、早期の離職を防ぐ効果が期待できます。

• 初日の受け入れ：業務の説明、教える担当者、困ったときの相談先を決めておく
• 教え方：手順書やチェックリストを用意し、質問しやすい雰囲気をつくる
• 定期的な面談：仕事の量・人間関係・体調などを短時間で確認する
• 評価と給与の説明：何ができるようになれば昇給するのかを伝える
• 役割分担：採用担当が一人で教育まで抱え込まず、新しく入った人が孤立しない体制にする

中小企業では、大手企業のような大規模な採用活動をそのまま真似る必要はありません。経営者自身が候補者と直接話し、会社の考え方や仕事のやりがいを自分の言葉で伝えられることは、中小企業ならではの強みです。焦って採用を急ぐより、じっくり見極める姿勢が結果的に定着につながります。

住まいの支援を福利厚生として検討する場合は従業員社宅のメリットと注意点、最低賃金や社会保険の改正は人事労務・最低賃金・社会保険の最新情報で確認できます。

採用にかかる費用と税金の扱いは？

求人広告費・人材紹介の手数料・会社説明会の費用など、事業のための採用費用は、支出した年（事業年度）の経費になります。面接に来た応募者に支払う交通費も同じです。

採用で給与の総額が増えると、賃上げ促進税制の対象になることがあります。中小企業向けの制度では、給与等の支給額が前年度より1.5%以上増えると増加額の15%、2.5%以上増えると30%を税額から控除でき、控除の上限は法人税額（個人は所得税額）の20%です。法人は2024年4月1日から2027年3月31日までに開始する事業年度、個人事業主は令和7年分から令和9年分が対象です。

よくある質問

まとめ

従業員採用の流れは、採用の目的と人物像を決める計画から始まり、募集・選考・内定を経て、入社手続きと定着の支援まで続きます。募集の前に社会保険料を含めた人件費と最低賃金を確認し、求人と面接で仕事内容を具体的に伝えることが、ミスマッチを防ぐ近道です。入社時の社会保険・税金の手続きには期限があるため、チェックリストにして漏れなく進めましょう。