仕訳と総勘定元帳の違いと書き方｜転記の手順・記載項目・保存期間

仕訳は取引を日付順に借方・貸方へ分けて記録する作業で、総勘定元帳はその仕訳を勘定科目ごとに集め直した帳簿です。仕訳帳と総勘定元帳は複式簿記の主要簿で、決算書と申告書のもとになります。違い、転記の手順、記載項目と読み方、保存期間を具体例で整理します。

仕訳と総勘定元帳は何が違う？

仕訳は、取引を「借方（左側）」と「貸方（右側）」に分けて、勘定科目と金額で記録する作業です。仕訳を日付順に並べた帳簿が仕訳帳で、取引の発生順に全体の流れを追えます。

総勘定元帳は、仕訳帳の記録を勘定科目ごとに書き写した（転記した）帳簿です。「現金」「売上」「消耗品費」のように科目別のページがあり、それぞれの増減と残高がひと目でわかります。決算書の数字は、総勘定元帳の各科目の残高から作られます。

比べる点	仕訳帳	総勘定元帳
並び方	すべての取引を日付順	勘定科目ごとに日付順
わかること	いつ、どんな取引があったか	その科目がいくら増減し、残高はいくらか
主な記載項目	日付・借方科目・貸方科目・金額・摘要	日付・相手科目・摘要・借方金額・貸方金額・残高
主な使い道	取引の記録漏れ・二重記録の確認	残高の確認、試算表・決算書の作成、税務調査での説明
帳簿の位置づけ	主要簿	主要簿

主要簿を補う帳簿を補助簿といい、総勘定元帳の残高の内訳を説明する役割を持ちます。現金出納帳・預金出納帳、取引先ごとの残高を管理する売掛金元帳（得意先元帳）・買掛金元帳（仕入先元帳）、固定資産台帳などが代表例です。

仕訳の借方・貸方はどう決める？

勘定科目は、資産・負債・純資産・収益・費用の5つのグループに分かれます。グループごとに「増えたら左（借方）か右（貸方）か」が決まっているので、取引を「何が増えて、何が減ったか」に分解すれば仕訳が書けます。

グループ	主な勘定科目	増えたとき	減ったとき
資産	現金・普通預金・売掛金・商品・建物	借方	貸方
負債	買掛金・未払金・借入金	貸方	借方
純資産	資本金・元入金・繰越利益剰余金	貸方	借方
収益	売上・受取利息・雑収入	貸方	借方（返品・値引きなど）
費用	仕入・給料・地代家賃・消耗品費	借方	貸方（返品・取消しなど）

• 商品を現金で売った：現金（資産）が増え、売上（収益）が増える → 借方：現金／貸方：売上
• 事務用品を現金で買った：消耗品費（費用）が増え、現金（資産）が減る → 借方：消耗品費／貸方：現金
• 銀行から借入れをした：普通預金（資産）が増え、借入金（負債）が増える → 借方：普通預金／貸方：借入金
• 買掛金を振込で支払った：買掛金（負債）が減り、普通預金（資産）が減る → 借方：買掛金／貸方：普通預金

どの取引でも借方と貸方の金額は同じになります。これが複式簿記の「取引の二面性」で、帳簿全体で借方合計と貸方合計が一致することが、記録の正しさを確かめる手がかりになります。勘定科目や簿記の用語は中小企業の経理・会計処理の基本ガイドでも整理しています。

仕訳帳から総勘定元帳への転記はどうする？

転記は、仕訳の借方の科目と貸方の科目を、それぞれの元帳に書き写す作業です。1つの仕訳から、少なくとも2つの元帳に記録が入ります。

1. 仕訳を確認する日付、借方の科目と金額、貸方の科目と金額、摘要（取引先や内容）を確かめます。
2. 借方の科目の元帳に書くその科目の元帳の借方欄に金額を書き、相手科目欄には貸方の科目名を書きます。
3. 貸方の科目の元帳に書くその科目の元帳の貸方欄に金額を書き、相手科目欄には借方の科目名を書きます。相手科目が2つ以上ある仕訳は「諸口」と書きます。
4. 残高を更新する前の行の残高に今回の増減を加えて、新しい残高を書きます。
5. 月末に合計を確かめるすべての元帳の借方合計と貸方合計が一致するかを、試算表で確認します。

総勘定元帳には何を書く？記載項目と読み方

総勘定元帳の書式は手書きでも会計ソフトでもほぼ同じです。次の項目を、科目ごとに日付順で記録します。

項目	書く内容	ポイント
日付	取引の日	仕訳帳と同じ日付にする
相手勘定科目	仕訳で反対側に書いた科目	相手科目が2つ以上なら「諸口」
摘要	取引先名と取引の内容	後から見て何の取引かわかるように書く
借方金額・貸方金額	その科目が借方・貸方に記録された金額	仕訳の金額と同じになる
残高	前の行の残高に増減を加えた金額	資産・費用は借方残高、負債・純資産・収益は貸方残高が通常の形
仕訳番号（伝票番号）	元の仕訳を探すための番号	会計ソフトでは自動で付く

総勘定元帳は、科目ごとの残高の動きを追うと誤りを見つけやすい帳簿です。月末や決算前に、次の点を確認します。

• 現金の残高がマイナスになっていない（実際には起こらないため、入金の記録漏れや立替えの処理漏れを疑う）
• 普通預金の残高が、通帳やネットバンクの残高と1円単位で一致している
• 売掛金・買掛金に、入金や支払いが済んだはずの残高が残っていない
• 仮払金・仮受金、個人事業の事業主貸・事業主借の残高が膨らみ続けていない
• 費用の科目に貸方の残高（マイナス）が出ていない
• 同じ取引が二重に記録されていない（銀行・カードの明細連携と手入力の重複に注意）

税務調査でも、総勘定元帳をもとに売上の計上時期や経費の中身が確認されます。摘要に取引先と内容を書いておくと、何年か後に説明を求められたときの根拠になります。

手書き・エクセル・会計ソフトのどれで作る？

帳簿はどの方法で作っても構いませんが、手間と誤りの起きやすさ、電子保存への対応が大きく違います。個人事業主の場合は、青色申告特別控除の額にも関係します。

比べる点	手書き	エクセル	会計ソフト
転記の手間	すべて手作業	関数で残高計算などを自動化できる	仕訳を入力するだけで元帳・試算表まで自動
起きやすい誤り	転記漏れ・計算ミス	数式の壊れ・コピーの誤り	科目の選び間違い・二重入力
電子保存	紙で保存する	電子帳簿保存法の要件に沿う仕組みを別に整える必要がある	対応したソフトなら要件を満たしやすい
向いている人	取引が少なく、帳簿のしくみを学びたい人	取引が少なく、表計算に慣れている人	取引が多い人、銀行・カードの明細を取り込みたい人

個人の青色申告特別控除は、令和8年分までは正規の簿記（複式簿記）で帳簿をつけ、期限内に申告したうえで、電子帳簿保存かe-Taxによる申告をすれば65万円です。令和9年分以後は、65万円の要件に加えて仕訳帳と総勘定元帳を電子帳簿保存法の要件に沿って電子保存するなどの要件を満たすと75万円になります。手書きの帳簿でも、正規の簿記で期限内にe-Taxで申告すれば、令和9年分以後も65万円の対象です。

日々の仕訳を自社で入力する時間が取れない場合は、記帳を外部に任せる方法もあります。資料の渡し方と進め方は記帳代行プランの内容と流れで紹介しています。

総勘定元帳から試算表・決算書はどう作る？

総勘定元帳の各科目の残高を一覧にしたものが残高試算表です。試算表の借方合計と貸方合計が一致すれば転記の計算は合っています（科目の選び間違いまではわかりません）。そこに決算整理を加えて、貸借対照表と損益計算書を作ります。

1. 毎月の残高照合現金・預金・売掛金・買掛金の残高を、現金の実際有高、通帳、請求書の控えと照らし合わせます。
2. 月次の試算表月ごとの売上と利益を前年や前月と比べ、異常な増減がないかを見ます。
3. 決算整理仕訳減価償却費、期末の在庫（棚卸資産）、未払費用・前払費用、売掛金の回収見込みなどを帳簿に反映します。
4. 決算書の作成決算整理後の試算表から、貸借対照表と損益計算書を作ります。
5. 申告法人は事業年度終了の日の翌日から2か月以内、個人は翌年の2月16日〜3月15日（土日祝日なら翌平日）に申告します。

月次の試算表は、融資の審査で提出を求められることもあり、資金繰りの判断材料にもなります。決算前に確認したい項目は経理・決算セルフチェックで、融資の準備は融資・資金調達ガイドで確認できます。

総勘定元帳の保存期間は？紙と電子保存のルール

仕訳帳と総勘定元帳は、税法と会社法で保存期間が決められています。期間は申告期限の翌日などから数えます。

対象	保存期間	根拠
法人の帳簿書類（仕訳帳・総勘定元帳など）	7年（欠損金が生じた事業年度は10年）	法人税法
株式会社の会計帳簿	帳簿の閉鎖の時から10年	会社法
個人の青色申告者の帳簿・決算関係書類	7年	所得税法
個人の青色申告者の現金預金取引等関係書類	7年（前々年分の所得が300万円以下なら5年）	所得税法
個人の青色申告者のその他の書類	5年	所得税法

会計ソフトなどで最初から電子的に作った帳簿は、電子帳簿保存法の要件を満たせばデータのまま保存できます。訂正・削除の履歴が残るなどの要件を満たす「優良な電子帳簿」として事前に届け出ると、申告漏れがあった場合の過少申告加算税が5%軽減されます。

帳簿とは別に、メールやネットで受け取った請求書・領収書などの電子取引データは、2024年1月1日以後は電子データのまま保存する義務があります。紙の帳簿は湿気の少ない場所に、データはバックアップを取り、誰がいつ修正したかがわかる形で管理します。

よくある質問

まとめ

仕訳帳は取引を日付順に、総勘定元帳は勘定科目ごとに記録する帳簿で、どちらも決算書と申告書のもとになる主要簿です。転記は仕訳の借方・貸方をそれぞれの元帳に書き写し、残高を更新するだけで、会計ソフトなら自動で行われます。毎月の残高照合と二重計上の確認を習慣にし、保存期間と電子保存のルールに沿って管理しましょう。