契約の手続き（クラウドサイン）の研修

契約書をクラウドサインで送る前に、LINEなどでドラフトを顧問先に確認してもらい、内容を確定させる段階です。

手順

1. LINE（またはメール・チャット）で、顧問先に契約書ドラフトの事前確認を依頼します。依頼文は事務所の定型文を使います。
2. 内容を確認したら連絡をもらうようお願いし、校正の後、電子契約（クラウドサイン）で対応する予定であることも伝えます。
3. 修正の希望はLINE（またはメール・チャット）で受け、反映して契約書を確定し、顧問先に提示します。
4. 確定した契約書は、クラウドサインで送れるようにPDFで用意し、STEP3に進みます。

確定した契約書をクラウドサインで顧問先に送り、電子で締結してもらうための送信の操作です。

手順

1. クラウドサインにログインし、画面左上の［新しい書類の送信］を押します。
2. ［新しく書類（PDF）をアップロード］で確定した契約書を選び、［タイトル］を入れて［次へ］を押します。
3. ［宛先を追加］で、顧問先の会社のメールアドレス（一字ずつ確かめる）・氏名・会社名（屋号）を入れて［保存］し、［次へ］を押します。
4. ［入力項目の設定］は追加の機能が要らないので、そのまま［次へ］を押します。
5. ［送信内容の確認］で、有効期限と受信者向けヘルプのリンクを入れた案内文をメッセージ欄に入れ、共有先に事務所の担当者を加えます。
6. ［送信する］を押し、確認画面でもう一度［送信］を押して完了です。

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ポイント

• ［タイトル］は受信者にも表示されます。宛先の氏名は敬称なしで入れます（「様」は自動で付きます）。
• 送信と同時に改ざんできない電子署名が付き、送信後は一切修正できません。送る前に内容と宛先を確かめます。
• 押印の入力項目を置くかは任意です。押印がなくても、受信者が確認・同意すれば合意締結が成立します。
• 書類のURLは確認依頼メールが届くときに作られ、有効期限は宛先ごとに一律10日間です。

クラウドサインで送ったことを別の連絡手段でも顧問先に知らせ、期限のうちに確認・同意してもらうための手順です。

手順

1. 送信したら、LINE（またはメール・チャット）でも顧問先に、クラウドサインで契約書を送ったことを知らせます。
2. 送信先のメールアドレスを書き添え、クラウドサインから届く「確認依頼」メールのリンクから開いてもらいます。
3. 受信者の操作は、［利用規約に同意して書類を開く］→内容を確認→［書類の内容に同意］→［同意して確認完了］です。
4. URLの有効期限（確認依頼メールが送られてから10日間）のうちに同意してもらうよう伝えます。

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ポイント

• ［同意して確認完了］を押した時点で合意締結が完了し、書類に改ざんできない電子署名が付きます。
• 確認依頼メールそのものを転送すると、転送の履歴や同意した人が残らないため勧められていません。回すときは転送機能を使います。
• URLの有効期限は変えられません。期限が切れたときは、送信者がリマインドすると新しいURLが届きます。
• 宛先が複数のときは、前の宛先が同意すると、次の宛先に確認依頼メールが送られます。

送信した契約書に顧問先の対応がないとき、期限のうちに締結してもらえるよう催促し、クラウドサインでリマインドする手順です。

手順

1. 送信から2〜3営業日たっても対応がないときは、LINE・電話で顧問先に催促します。
2. クラウドサインのダッシュボードで、左サイドバーの［先方確認中］を押します。
3. 該当の書類を選び、宛先の右側の［リマインドする］を押します。直後に［リマインド済み］と出れば完了です。
4. 顧問先には、件名に【再送】と付いた新しい確認依頼メールから開くよう伝えます。

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ポイント

• リマインドは送信者だけができ、ダッシュボードからしか操作できません（［管理書類］からはできません）。
• リマインドすると、それまでの確認依頼メールのURLは無効になり、その時点から10日間有効な新しいURLが出ます。
• リマインドは無料で何度でも使えます。続けて操作するときは、少し時間をおきます。
• 送った書類の内容を変えてリマインドすることはできません。

顧問先の同意で締結が完了したことを確かめて事務所に報告し、締結済みの契約書を顧問先のフォルダに保存する手順です。

手順

1. 全員が同意すると届く「締結完了メール」を、自分のメールアドレスで確かめます。
2. メールのボタンかURLからクラウドサインを開き、締結済みの書類を確かめてダウンロードします。
3. LINEで事務所に締結の完了を報告します。
4. ダウンロードした書類を、顧問先の【その他】フォルダに格納します。

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ポイント

• 締結完了メールは、送信者・すべての受信者（転送先を含む）・各チームの書類管理者と、共有先に届きます。
• アカウントのない受信者が締結済みの書類をオンラインで見られるのは、締結後10日間です（締結の5日後に案内メールが届きます）。
• 締結完了メールには、設定によって締結済みのPDFファイルが添付されます。

同意がないまま期限が近づいたとき・過ぎたときに、リマインドか送り直しで、もう一度確認してもらうための手順です。

手順

1. 期限が近いとき・過ぎたときは、ダッシュボードの［先方確認中］で、同意がまだの書類と宛先を確かめます。
2. 内容を変えずに送り直すときは、宛先の右側の［リマインドする］を押します。期限の前でも後でもできます。
3. 契約書の内容を直すときは、リマインドでは変えられないので、クラウドサインで改めて送る手続き（STEP3）をします。
4. 送り直したらLINE（またはメール・チャット）で顧問先に知らせ、新しいメールから開いてもらいます。

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ポイント

• リマインドをすると、リマインドした時点から新しく10日間有効なURLが発行されます。
• 送信した書類は送信後に修正できません。送った書類を取り消す方法は、公式ヘルプの別の記事にあります。
• リマインドは課金の対象ではありません。