介護事業所がClaudeでやる業務効率化｜記録・計画書・シフト作成

介護事業所でClaudeが業務効率化に効くのは、ケアプランの文例・シフトの叩き台・記録の書き方の型・スタッフ向けの連絡文や研修資料といった「文書の下書き」です。利用者の氏名や心身の状況は入力せず、匿名のモデルケースで型を作り、内容の確定はケアマネジャーや管理者が担う形にすると、安全に事務の時間を減らせます。

大前提：利用者情報は入力しない

介護事業所には、利用者と家族の個人情報・健康状態・生活状況が集まります。病歴や心身の状態は、個人情報保護法で「要配慮個人情報」とされ、特に慎重な扱いが求められる情報です。医療・介護関係事業者向けには、個人情報保護委員会と厚生労働省がガイダンスを示しています。

ルールはシンプルにしておきます。スタッフが迷わないよう、入力する情報を次の3つに分けて示すのが実務的です。

区分	例	Claudeへの入力
入力しない（利用者・家族の情報）	利用者の氏名・生年月日・住所、実際の要介護度や認定の内容、病名・服薬などの医療情報、家族の連絡先、実際のケアプランや支援の具体的な内容、介護記録の本文	不可
置き換えてから使う（匿名のモデルケース）	「要介護2・一人暮らし・歩行が不安定な高齢者」のような架空の条件、個人が分からない形にした業務の手順	実在の人が特定できないことを確認したうえで可
入力してよい（事業所運営の文書）	研修資料、事業所内の掲示物、季節の注意喚起文、求人票、会議の議題、マニュアルの構成案	入力データの取扱いの設定を確認したうえで可

「〇〇さんの支援計画を作って」はNGです。代わりに「要介護2・一人暮らし・歩行不安定というモデルケースで、居宅サービス計画書の第2表の文例を作って」と、匿名の型として使います。AIに渡すのは「文書の型の設計」と「個人情報を含まない業務手順」だけ、と覚えておくと判断がぶれません。

あわせて、チームプランやAPIなど入力データが学習に使われない契約・設定での運用を前提にし、スタッフ全員が守るルールを文書にします。契約形態ごとのデータの扱いは変わることがあるため、2026年10月時点の規約と設定画面で確認してください。

即効3シナリオとプロンプト例

利用者情報を使わない範囲でも、介護事業所の事務には文章を作る仕事が多くあります。効果が出やすいのは、次の3つの場面です。

シナリオ一：ケアプラン・個別サービス計画の文例づくり

「要介護2・認知症なし・歩行補助が必要な高齢者のモデルケースで、短期目標と長期目標の文例を3パターン作って」のように、架空の条件だけを渡して文例のパターンを作ります。居宅サービス計画書の第2表なら、生活全般の解決すべき課題（ニーズ）・長期目標・短期目標・サービス内容の書き方の型をそろえておくと、計画の質が担当者によってばらつきにくくなります。

ケアマネジャーや計画の作成担当者が、そのパターンをもとに利用者一人ひとりの状況を当てはめて完成させます。訪問介護計画書や通所介護計画書などの個別サービス計画でも、同じ進め方が使えます。

シナリオ二：シフトの叩き台づくり

「早番・日勤・遅番・夜勤・休みのパターンで、スタッフ8名・1か月分の勤務シフトの叩き台を作って。夜勤は1人月4回以内、週休2日、連続夜勤は不可の条件で」のように、事業所の基本条件と人数だけを渡すと、叩き台が出力されます。

スタッフの名前は「A」「B」のような記号にし、個人の休暇希望・体調・資格区分の当てはめは担当者が行います。人員配置の基準を満たしているか、夜勤の配置が足りているかの最終確認も、管理者の仕事として残します。

シナリオ三：スタッフ向け連絡文・研修資料

「感染症予防の手洗い手順を、新規スタッフ向けに読みやすい説明文で作って」「熱中症対策の注意点を夏季の申し送り文書として作って」といった定型の文書化は、Claudeが効果を発揮しやすい用途です。施設の内規や法令で求められる研修の内容は人が確認して差し込む必要がありますが、文書の骨格を作る時間は短縮しやすくなります。

介護記録そのものはAIに入力しませんが、記録の書き方の型づくりには使えます。架空の場面を使って「主観的な書き方」と「客観的な書き方」の言い換え例を作り、新人スタッフ向けの記録の手引きにまとめると、記録の質をそろえる助けになります。

介護事業所でClaudeを使うときの4つの原則

介護事業所でClaudeを安全に使うための原則を、次の4つにまとめます。

• 利用者情報は入力しない（氏名・住所・介護認定の内容・医療情報・家族の情報）
• 匿名のモデルケースで型を作る（計画・記録は担当者が個別に当てはめて完成させる）
• 出力は人が確認する（文例・研修資料・連絡文は管理者または有資格者がチェックしてから使う）
• ルールを文書化する（AI利用のルールを「入力禁止事項一覧」として整え、入職時に説明する）

この4つを守ることで、利用者・家族・行政の信頼を損なわずに、AIの効率化のメリットを取り込みやすくなります。文書の種類ごとに、AIと人の分担を決めておくと運用が安定します。

文書の種類	AIが下書きする範囲	人が確認・確定する範囲
ケアプラン・個別サービス計画	匿名のモデルケースでの文例・表現のパターン	利用者ごとの課題・目標・サービス内容、説明と同意
勤務シフト	勤務パターンと人数条件からの叩き台	希望休・資格・人員配置の基準の確認、最終決定
連絡文・研修資料	構成案・平易な言い換え・複数案	内規や法令で求められる内容、日付・連絡先の照合
記録の書き方の手引き	架空の場面での書き方の例	実際の介護記録の作成（介護ソフト等で人が記録）
家族向けのお知らせ	季節の注意喚起・行事案内の文面	送付先の選定・個別の事情への配慮

北海道の介護事業所と季節の業務変化

道内の介護事業所では、冬季に転倒リスクが高まるため、転倒予防の申し送り文書や家族向けの注意喚起文が増えます。夏季は、熱中症対策の通知文や水分補給の管理文書が必要になります。

冬季

• 転倒予防の申し送り文書
• 家族向けの注意喚起文

夏季

• 熱中症対策の通知文
• 水分補給の管理文書

こうした季節ごとの文書は、Claudeで一度型を作れば、毎年同じ時期に日付と状況を差し替えて再利用できます。介護報酬の改定のたびに加算区分や書類の見直しが発生しますが、改定の概要を整理してClaudeに渡せば、スタッフ向けの「変更点のまとめ」の下書きも作れます（内容の正確さは担当者が確認します）。

介護事業所の経理・税務との接点

介護事業所の経営で、会計面で特に注意したいのは次の3つです。AIで文書の時間を減らした分を、こうした数字の管理に回すと効果が大きくなります。

介護報酬の請求サイクルと入金管理

介護報酬は、サービスを提供した月の翌月10日までに国民健康保険団体連合会（国保連）へ請求し、審査を経て翌々月の15日前後に入金されるのが一般的な流れです（支払日は国保連の日程によって前後します）。請求から入金まで約2か月かかり、その間も人件費は先に出ていくため、資金繰りの計画が重要です。

サービス提供月

介護サービスを提供

翌月10日

国保連へ請求

翌々月15日前後

介護報酬が入金

開業直後や事業所を増やすときは、この2か月分の人件費と経費を賄う運転資金が必要になります。返戻（請求の差し戻し）があると入金がさらに遅れるため、請求データの点検手順も文書化しておくと安心です。資金計画の立て方は事業計画書と融資・補助金の準備で詳しく紹介しています。

処遇改善加算の管理

処遇改善に関する加算は、2024年度の介護報酬改定で、従来の処遇改善加算・特定処遇改善加算・ベースアップ等支援加算が「介護職員等処遇改善加算」に一本化されました。加算額に相当する以上の賃金改善を行い、計画書と実績報告書を提出する仕組みのため、加算の入金額と賃金改善の支給額を毎年対応させて管理します。

要件を満たしていないと、加算の返還を求められることがあります。配分のルールは毎年の改定を確認しながら決め、賃金改善の内訳を給与台帳と照合できる形で残しておきます。

保険外サービスの区分と消費税

介護保険法にもとづくサービスの対価は、原則として消費税が非課税です。一方、配食・家事代行などの保険外サービスや、利用者の選択による特別なサービスは課税になります。保険外サービスがある場合は、会計上の収益区分を分けておくと、消費税の判定と事業ごとの採算の把握がしやすくなります。

• 消費税の納税義務は、課税売上高（保険外サービスなど）が基準期間に1,000万円を超えるかで判定する。非課税の介護保険収入は含めない
• 介護保険収入が中心の事業所は、課税事業者でも、仕入れにかかった消費税の多くを控除できない
• パート職員の時給は、北海道の最低賃金（2026年10月1日から1,131円）を下回っていないか確認する
• 社会保険の短時間労働者の賃金要件（月8.8万円）は2026年10月1日に撤廃された。従業員51人以上の企業では、週20時間以上で働く人（学生を除く）が加入の対象になる
• 家族の扶養の130万円の判定は、2026年4月1日から労働契約上の見込みの年収で行う

シフトの叩き台をAIで作る場合も、週20時間の線や扶養の範囲は人が一人ひとりの事情を見て確認します。扶養の状況は個人の情報なので、AIには入力しません。会計ソフトで保険外サービスや事業所ごとの部門を分ける方法は、クラウド会計の導入の流れも参考になります。

使い始めの手順と全スタッフへの展開

Claudeを管理者一人の道具で終わらせず、現場のスタッフ全員の業務効率の向上につなげるには、始め方と広げ方の順番が大切です。

1. ルール文書を1枚作るAI利用のルール（入力禁止事項一覧）を作り、スタッフ全員に共有します。このルール文書の下書き自体も、「介護事業所でAIを使う際の入力禁止情報を一覧にして」とClaudeに頼めます。
2. 繰り返しの多い文書を1つ型にする季節の申し送り文や新人向けの手順書など、最も繰り返しが多い文書を1つ選び、匿名の条件でClaudeに型を作らせます。
3. 管理者が確認して保存する管理者が内容を確認して最終化し、翌年以後も使うテンプレートとして保存します。
4. 文例テンプレートを共有する管理者または主任ケアマネジャーが、要介護1〜2・軽度の認知症・独居など代表的なモデルで文例の型を2〜3パターン作り、共有フォルダに置きます。
5. 季節の文書を年間分ストックする冬の転倒予防・夏の熱中症対策・感染症予防の手洗い手順などを事前に作って承認し、スタッフが必要な時期に取り出して使えるようにします。
6. 月次の会議で使い方を確認する「何を入力してよいか・何は禁止か」の一枚紙を配り、会議でルールが守られているかと、どの事務の時間が減ったかを確認します。

最初の3ステップを2〜3種類の文書で繰り返すと、「Claudeが効く用途と人が担う用途」の線引きが組織に定着しやすくなります。法定書類（ケアプラン・サービスの記録）の内容確認と署名は担当者が行い、Claudeは「文書の骨格作り」だけを担うことを全員が理解している状態を目指します。

導入時の役割分担と当事務所の支援範囲

導入の役割分担を最初に決めておくと、「誰が確認するのか」があいまいなまま運用が広がるのを防げます。

担当	主な役割
Claude	文例・シフトの叩き台・連絡文・研修資料・記録の手引きの下書き
管理者・ケアマネジャー	文例の確認と個別の当てはめ、人員配置と法定書類の内容の確定、ルールの運用
スタッフ	テンプレートの利用、事実情報の照合、改善点の提案
当事務所	AI利用ルールの文書化と学習に使われない設定の確認の支援、処遇改善加算の配分計画と月次の収支把握、介護報酬の入金サイクルを踏まえた資金繰り

AIを業務に使う前に、次の5つを決めておきます。

• AIに渡してよい情報・禁止する情報の線引き
• 学習に使われない設定の確認
• 使う業務（下書き・整理・調べ物）の限定
• 最終確認は人が行う運用ルール
• 成果の測り方（時間短縮など）

当事務所は税務顧問にとどまらず、介護事業所の処遇改善加算の管理や介護報酬の会計処理、AI導入時のルールづくりを、継続的な顧問契約の中で支援しています。ClaudeでできることとAI選びの基本は会計事務所が実践するClaude活用の全体像、経理での具体的な使い方はClaude Cowork 経理活用ガイドで紹介しています。

よくある質問

まとめ

介護事業所のClaude活用は、利用者情報を入力しないことが大前提です。ケアプランの文例の型づくり、シフトの叩き台、連絡文や研修資料、記録の書き方の手引きといった「文書の下書き」に絞り、AI利用ルールの文書化とスタッフへの周知を導入と同時に行いましょう。季節の申し送り文書のような定型文ほど効果が大きく、処遇改善加算の配分計画と月次の収支の把握は会計と一体で整えると安定します。