出張手当（日当）は非課税？旅費規程の作り方と所得税・消費税の扱い

出張手当（日当）は、旅費規程に基づいて出張に通常必要な範囲で支給すれば、受け取る人は非課税、会社は旅費交通費として経費にできます。範囲を超える部分は給与として課税されるため、役職間のバランスの取れた金額を規程で定め、出張の記録を残します。国内出張の日当は、消費税も帳簿の記載だけで控除できます。

出張手当（日当）が非課税になる条件は？

所得税法では、役員や従業員が勤務する場所を離れて職務を行うための旅行について、その旅行に通常必要と認められる旅費を非課税としています。交通費や宿泊費の実費だけでなく、出張中の雑費に充てる日当も、通常必要な範囲であれば非課税です。会社にとっては旅費交通費として経費になり、源泉徴収もいりません。

「通常必要な範囲」かどうかは、所得税基本通達で示されている次の二つの視点で判断します。

• 支給額が、役員と使用人の全体を通じて適正なバランスが保たれている基準で計算されているか
• 支給額が、同業種・同規模の会社が一般的に支給している金額に照らして相当か

支給の内容	受け取る人の所得税	会社の処理
交通費・宿泊費の実費精算	非課税	旅費交通費
旅費規程に基づく相当な額の日当	非課税	旅費交通費
規程の額を大きく超える日当、出張の実態がない日当	給与として課税（源泉徴収が必要）	給与。役員の場合は役員給与となり、定期同額給与などに当たらないため損金にならない
出張の有無にかかわらず毎月定額で払う「出張手当」	給与として課税	給与（役員なら役員報酬の一部として扱う）

旅費規程には何を書く？作り方の手順

旅費規程は、出張の旅費をどの基準で、誰に、いくら支給するかを社内のルールとして定めるものです。規程があることで、支給額が会社の基準に沿っていることを説明でき、精算の手間や判断のばらつきも減ります。規程に入れる主な項目は次のとおりです。

• 目的と適用範囲（役員・正社員・パートなど、誰に適用するか）
• 出張の定義（距離や所要時間、行き先で、近くの外出と区別する）
• 交通手段と経路（原則として合理的な経路、新幹線や飛行機の座席の区分）
• 宿泊費（実費か定額か、上限の額）
• 日当（役職ごとの額、日帰りと宿泊の区分）
• 自家用車を使う場合の精算方法（走行距離に応じた単価など）
• 海外出張の扱い（宿泊費・日当の額、為替の換算方法）
• 申請・精算の手続き（出張の申請、仮払い、出張報告、領収書の提出期限）
• 規程の改廃の手続きと施行日

1. 出張の実態をつかむ行き先・頻度・日数・交通手段を過去の精算から整理し、どんな出張が多いかを確かめます。
2. 金額の水準を決める同業他社の水準や公務員の旅費制度を参考に、役職間の差が極端にならないよう日当と宿泊費の額を決めます。
3. 規程を作り、承認を得る役員にも適用する場合は、株主総会や取締役会で承認し、議事録を残します。
4. 社内に周知して運用する精算書の様式と出張報告の書き方をそろえ、規程どおりに精算します。
5. 定期的に見直す宿泊費の相場や出張の内容が変わったら、実態に合わせて額を改定します。

旅費規程そのものを税務署に届け出る制度はありません。ただし、就業規則の作成と届出の義務がある事業場では、全従業員に適用する旅費の定めが就業規則の一部として扱われ、労働基準監督署への届出が必要になる場合があります。会社の規模と規程の位置づけに応じて確認してください。

日当の金額はどう決める？実費精算と定額支給の違い

日当の額に法律で決まった上限はありません。だからこそ、同業・同規模の会社と比べて相当か、役員と従業員のバランスが取れているかが判断の基準になります。社長だけが従業員の何倍もの日当を受け取る規程や、出張先の物価と関係なく高額な日当は、通常必要な範囲を超えると見られやすくなります。

交通費は実費精算、宿泊費は上限つきの実費か定額、日当は定額とする組み合わせが運用しやすい形です。定額の額が通常必要な範囲であれば、実費との差額があってもすぐに課税されるわけではありませんが、定期的に実費とのずれを確かめておきます。

1人社長・個人事業主の出張手当はどう扱う？

法人であれば、社長1人の会社でも、旅費規程に基づいて役員に日当を支給できます。規程を株主総会で承認して議事録を残し、出張のたびに目的・行き先・面会した相手・日程を出張報告に記録します。比べる従業員がいない会社では、同業・同規模の会社と比べて相当な額かどうかが、より重い判断材料になります。1人社長の会社の利点と注意点は一人会社のメリットとデメリットでも紹介しています。

個人事業主は、自分自身に給与を払うことができないため、自分に払う日当は必要経費になりません。経費にできるのは、交通費や宿泊費など実際にかかった費用です。従業員に払う日当は、規程に基づく相当な額であれば経費になり、受け取る従業員も非課税です。

出張旅費の消費税とインボイスはどうなる？

国内出張のために従業員や役員に支給する出張旅費・宿泊費・日当のうち、通常必要と認められる部分は、消費税の課税仕入れになります。この部分は「出張旅費等特例」の対象で、インボイスを受け取らなくても、帳簿に一定の事項を書けば仕入税額控除ができます。通勤手当のうち通常必要と認められる部分も同じ特例の対象です。

取引	勘定科目	消費税の扱い
国内出張の交通費・宿泊費を従業員が立て替え、規程で精算	旅費交通費	課税仕入れ（出張旅費等特例で帳簿の記載のみで控除）
国内出張の日当	旅費交通費	課税仕入れ（出張旅費等特例）
会社のカードでホテル代を直接支払う	旅費交通費	課税仕入れ（ホテルのインボイスを保存）
海外出張の現地の宿泊費・日当	旅費交通費	課税仕入れにならない
規程を超える日当	給与（役員なら役員給与）	課税仕入れにならない

• 鉄道やバスなど公共交通機関の運賃のうち一定の金額未満のものは、インボイスの交付義務がなく、帳簿の記載だけで控除できます（金額の基準は国税庁の資料で確認してください）。
• 少額特例：基準期間の課税売上高が1億円以下（または特定期間の課税売上高が5,000万円以下）の事業者は、税込1万円未満の課税仕入れなら、インボイスがなくても帳簿の記載だけで控除できます。対象は2023年10月1日〜2029年9月30日の課税仕入れです。
• 本則課税の会社が直接支払う宿泊先などがインボイスの登録をしていない場合は、消費税相当額の一部しか控除できません。2026年9月30日までは80%、2026年10月1日〜2028年9月30日は70%です。

インボイス制度の全体像はインボイス制度の実務ガイドで整理しています。

税務調査で見られるポイントと記録の残し方

税務調査では、旅費規程があるかどうかより、規程どおりに運用され、出張の実態があるかが確認されます。特に役員の出張は、私的な旅行が含まれていないか、日当が従業員と比べて高すぎないかが見られます。

• 出張報告に、目的・行き先・面会した相手・日程が書かれているか
• 精算の額が、規程の額や区分と一致しているか
• 宿泊込みのパック旅行で宿泊費を別に定額支給するなど、二重の精算になっていないか
• 交通費の領収書がない場合に、経路・運賃・日付を記録しているか
• メールやアプリで受け取った領収書を、電子データのまま保存しているか

2024年1月1日以後の電子取引で受け取った領収書や請求書は、印刷して保存するだけでは足りず、電子データのまま保存する必要があります。法人の帳簿書類の保存期間は7年（欠損金が生じた事業年度は10年）です。経費の処理を決算前に点検するときは、経理・決算セルフチェックや中小企業の経理・会計処理ガイドも参考にしてください。

よくある質問

まとめ

出張手当（日当）は、旅費規程に基づき、役員と従業員のバランスが取れた相当な額で支給すれば、受け取る人は非課税、会社は旅費交通費として経費にできます。国内出張の旅費・日当は出張旅費等特例で帳簿の記載だけで消費税を控除でき、海外出張分は課税仕入れになりません。出張報告と領収書・電子データを残し、実態に合わせて規程を見直していきましょう。