固定資産台帳の現物照合の進め方｜ズレの原因・手順・除却の処理

固定資産台帳の現物照合は、台帳に載っている資産が実在して使われているかを確かめ、除却漏れや未登録の資産を正す作業です。金額の大きい資産から現場で確認し、見つかったズレは「除却」「遊休」「未登録」に分けて処理します。償却資産申告やM＆Aの財務DDの準備にも直結します。

固定資産台帳と現物がずれるのはなぜ？放置するとどうなる？

固定資産台帳は、資産を買うたびに追加されます。一方、廃棄や売却をしたときの除却処理（台帳と帳簿から資産を外す処理）は漏れやすく、ズレの多くはここから生まれます。逆に、急いで導入した設備の登録が後回しになり、仮払金や建設仮勘定に残ったままのこともあります。

中小企業でよく見かける原因は、次のようなものです。どれも経理だけでは気づきにくく、現場との情報の行き違いから起こります。

• 廃棄・売却・譲渡の連絡が、現場から経理に届いていない
• 担当者の異動や退職で、資産の移動・処分の履歴が引き継がれていない
• グループ会社への貸与や拠点間の移設を、台帳に反映していない
• リース・レンタル・借用の物件を、自社の資産として登録している
• 改修や増設の工事（資本的支出）を修繕費で処理し、資産に登録していない

ズレを放置すると、税金・決算書・会社の売買や承継のそれぞれに影響が出ます。「台帳にあるのに現物がない」場合と「現物があるのに台帳にない」場合で、影響の向きが逆になる点を押さえておきましょう。

影響する場面	台帳にあるが現物がない（除却漏れ）	現物があるが台帳にない（未登録）
法人税・所得税	処分した年度に除却損を計上できず、減価償却費だけが続く	減価償却費が計上されていない。費用処理していた場合は資産計上漏れとして指摘されることがある
償却資産の固定資産税	処分済みの資産にも課税が続く	申告漏れとなり、さかのぼって課税されることがある
決算書・金融機関	資産と純資産が実態より大きく見える	資産が小さく見え、保険の付保漏れにもつながる
M＆A・事業承継	買い手の調査で純資産を減らす調整の対象になる	簿外の資産として、取得の経緯や権利関係の説明を求められる

照合の前にそろえる資料と、台帳に持たせたい項目

照合の精度は、現場に出る前の準備でほぼ決まります。台帳だけを持って現場を回るのではなく、帳簿・申告書・契約書と突き合わせることで、書類と現物の両面からズレを見つけられます。

資料	確認すること
固定資産台帳	取得日・取得価額・耐用年数・減価償却の累計額・帳簿価額・設置場所
総勘定元帳・決算書	台帳の合計額と、帳簿の固定資産の残高が一致しているか
減価償却の明細（法人税申告書の別表十六）	申告した償却費と台帳の償却費が一致しているか
償却資産申告書の控え	市区町村に申告した資産と、台帳の資産が一致しているか
売買契約書・見積書・請求書	取得価額と取得時期の裏付け
リース契約書・賃貸借契約書	所有権の有無、契約期間、原状回復の取り決め
登記事項証明書・車検証	不動産・車両の名義と、担保の設定状況
補助金の交付決定通知・実績報告書	補助金で取得した資産と、処分の制限の有無

台帳の項目が足りないと、照合をしても「これはどの資産か」「誰のものか」を判断できません。次の項目がそろっているかを先に点検し、欠けている項目は照合のついでに埋めていきます。

• 資産番号（現物に貼るラベルと同じ番号）
• 設置場所（拠点・部署・フロアまで）
• 取得日と事業供用日（実際に使い始めた日）
• 取得価額の内訳（本体・運搬費・据付費などの付随費用）
• 償却資産申告の対象かどうかの区分
• 所有・リース・借用の区分と、担保・補助金の有無
• 状態（稼働中・遊休・除却予定）と最後に現物を確認した日

勘定科目や台帳の様式を見直したい場合は、中小企業の経理・会計処理の基本をまとめたガイドもあわせて確認してください。

現物照合はどう進める？手順と優先順位のつけ方

照合は「台帳に載っている資産が本当にあるか（実在性）」と「現場にある資産が台帳に漏れなく載っているか（網羅性）」の両方を確かめる作業です。片方だけでは、除却漏れか登録漏れのどちらかを見落とします。

1. 台帳を出力して場所別に並べ替える資産の種類（建物附属設備・機械装置・車両運搬具・工具器具備品など）と設置場所で整理し、拠点ごとの確認リストを作ります。
2. 台帳と帳簿・申告書を先に合わせる現場に出る前に、台帳の合計額と総勘定元帳の残高、償却資産申告の内容が一致しているかを確認します。ここでずれていれば、書類側の誤りが先に見つかります。
3. 台帳から現物を確かめる台帳の資産が設置場所に実在し、稼働しているかを確認し、ラベル番号・状態・写真を記録します。
4. 現物から台帳を確かめる現場を見て回り、台帳にない設備や備品がないかを探します。倉庫・屋外・他社への貸出先も対象に含めます。
5. ズレの原因を調べる見当たらない資産は、いつ・誰の判断で・どう処分したかを担当者に確認し、廃棄の受領書や売却の書類を集めます。台帳にない資産は、購入・リース・借用のどれかを契約書で確かめます。
6. 修正処理と記録を残す除却・追加登録・区分の修正を行い、照合日・確認者・ズレの一覧を保存します。次回の照合は、この記録から始められます。

すべての資産を1件ずつ確認するのが難しい場合は、税額や純資産への影響が大きい資産から順に確認します。優先順位の目安は次のとおりです。

優先度	対象	理由
高	帳簿価額の大きい資産	除却損や償却費の誤りが、税額と純資産に大きく響く
高	本社以外の拠点・倉庫・貸出先にある資産	経理の目が届きにくく、移設や処分の連絡が漏れやすい
中	持ち運びできる備品（パソコン・測定機器・工具）	移動・紛失・持ち出しが起きやすい
中	償却が終わった古い資産	帳簿への影響は小さいが、償却資産申告では課税が続くことがある
低	10万円未満で全額を費用にした備品	償却資産申告の対象にもならないため、照合とは別に備品として管理すればよい

ズレが見つかったらどう処理する？除却・遊休資産・未登録資産

照合で見つかったズレは、パターンによって処理が変わります。慌てて台帳から消したり足したりせず、原因と証拠を確かめてから処理するのが基本です。

パターン	主な原因	処理の考え方
台帳にあるが現物がない	廃棄・売却・盗難の処理漏れ	処分の事実と時期を確かめて除却する。償却資産申告で「減少」として届け出る
現物はあるが使っていない（遊休資産）	事業の縮小、設備の入替え	維持補修していつでも稼働できるなら償却を続ける。使用を廃止し今後使う見込みがないなら有姿除却を検討する
現物はあるが台帳にない（自社で購入）	登録漏れ、修繕費・仮払金での処理	事業供用日を確かめて資産に計上し、減価償却を始める。過去の年度の扱いは個別に検討する
現物はあるが台帳にない（リース・借用）	契約形態の確認不足	自社の所有でなければ固定資産台帳には載せず、リースは会計処理の方法に合わせて別に管理する
台帳にあるが別の場所にある	貸与・移設の反映漏れ	設置場所を更新し、所在地の市区町村への償却資産申告に反映する

除却するときは「処分した証拠」をそろえる

除却は、処分した事実を説明できることが前提です。廃棄業者の受領書や産業廃棄物管理票（マニフェスト）、売却の契約書と入金記録、社内の決裁書をそろえます。証拠が見つからない場合も、照合の写真・確認者・日付と担当者へのヒアリング結果を残しておくと、経緯を説明する材料になります。

処分が過去の年度だった場合、税務上はその処分をした年度の損失として扱うのが原則で、見つけた年度にまとめて損金にできるとは限りません。処分の時期を示す資料があるか、金額がどの程度かによって、過去の申告を直す手続き（更正の請求）を検討するかどうかの判断が分かれます。

遊休資産は「維持しているか」と「使う見込みがあるか」で分ける

稼働を休止している資産でも、必要な維持補修を行い、いつでも稼働できる状態にあるものは減価償却を続けられます（法人税基本通達7-1-3）。一方、使用を廃止し、今後通常の方法で事業に使う可能性がない資産は、解体や廃棄をしていなくても除却損を計上できる取扱いがあります。これを有姿除却といい、帳簿価額から処分見込価額を差し引いた金額が除却損になります（同7-7-2）。

台帳にない資産は、取得の経緯で処理が変わる

自社で購入した資産が台帳に漏れていた場合は、事業供用日を確かめて資産に計上し、そこから減価償却を始めます。購入時に修繕費や消耗品費で費用処理していたのか、仮払金や建設仮勘定に残していたのかで、過去の年度への影響が変わります。リースの物件は、リース資産として計上するか、リース料を費用にするかの処理方法に合わせて区分します。自社所有の資産として登録したうえでリース料も費用にすると、二重計上になるので注意が必要です。

償却資産申告への反映と、札幌市の固定資産税への影響

照合の結果は、法人税・所得税の帳簿だけでなく、市区町村への償却資産申告にも反映させます。償却資産申告は、毎年1月1日時点で持っている事業用の機械や器具備品などを、資産がある市区町村に申告する手続きです。期限は毎年1月31日（休日の場合は翌開庁日）です。

取得価額と処理	法人税・所得税	償却資産申告
10万円未満（使用可能期間1年未満を含む）	全額をその年の費用にする	対象外
20万円未満で一括償却資産を選んだもの	3年で均等に費用にする	対象外
40万円未満で少額減価償却資産の特例を使ったもの	全額をその年の費用にする（年300万円まで）	対象（申告が必要）
上記以外	耐用年数に応じて減価償却する	対象

特例で全額を費用にした資産は、帳簿上は固定資産として残らないため、台帳から外してしまうと償却資産申告の漏れにつながります。費用にした資産も、台帳か別の管理表に残しておきましょう。新しく見つかった資産の処理方法に迷うときは、次のツールで比較できます。

無料
ツール少額資産の処理方法を3択で比較する全額の費用化・一括償却・少額減価償却資産の特例のどれが有利かを、取得価額を入れて比較できます。計算する

M＆A・事業承継の財務DDでは固定資産のどこを見られる？

財務デューデリジェンス（財務DD）とは、M＆Aの買い手などが、対象会社の決算書の数字が実態を表しているかを調べる手続きです。固定資産は金額が大きく、純資産の調整に直結するため、重点的に確認されます。

観点	買い手が確認すること	売り手が準備しておくこと
実在性	台帳の資産が実在し、稼働しているか	照合の記録・写真、ズレの処理結果
網羅性	台帳にない設備、リース物件、簿外の資産がないか	リース契約の一覧、未登録資産の整理結果
権利関係	所有権、担保の設定、補助金による処分の制限	登記事項証明書、借入金の担保一覧、補助金の交付決定通知
評価	遊休資産、償却不足、修繕の先送りがないか	稼働状況の一覧、更新・修繕の予定
税務	除却損や償却費の計上時期、償却資産申告の漏れ	法人税申告書の別表十六、償却資産申告書の控え

中小企業では、赤字の年に減価償却費を計上しない「償却不足」がよくあります。法人税では償却限度額の範囲で計上額を選べるため、申告上は問題になりにくい項目です。しかし財務DDでは、帳簿価額が実態より大きいとして、純資産を減らす方向で調整されることが多くあります。

親族や役員への事業承継でも、自社株の評価で純資産を計算するときは、決算書と台帳の資産が出発点になります。処分済みの資産が残っていると評価の前提がずれるため、承継の準備の早い段階で台帳を整えておくと安心です。DDの全体像は中小企業の財務コンサルティングのガイド、承継の税制は事業承継税制のガイドで整理しています。

台帳の正しさを保つには？よくある失敗と防ぎ方

照合は一度で終わらせず、ズレが小さいうちに見つかる仕組みにすることが大切です。ズレの多くは、決算やM＆Aの場面で一度に表に出ます。現場で起きやすい失敗と防ぎ方をまとめます。

よくある失敗	原因	防ぎ方
担当者の交代で台帳の更新が止まる	移動・処分の履歴が個人の手元にある	資産一覧と異動の履歴を共有の場所で管理し、引継ぎ書に含める
リース物件を自社の資産として登録する	契約書を見ずに登録している	登録時に契約書の写しを添え、所有・リース・借用の区分を入れる
照合の記録が残っていない	確認しただけで記録していない	照合日・確認者・写真・ズレの一覧を保存する
除却の証拠がない	廃棄時に書類を受け取っていない	廃棄・売却のたびに受領書や決裁書を資産番号と一緒に保存する
会計ソフトと台帳がずれる	二重管理で更新のタイミングがばらばら	月次の締めで同じ日に更新するか、固定資産の管理を一つのシステムにまとめる

仕組みとしては、資産の購入・移設・廃棄のたびに現場から経理へ届け出るルールを決めます。そのうえで資産にラベルや管理番号を貼り、決算前の決まった時期に照合する流れを作ります。除却の証拠書類は帳簿書類として、法人は原則7年（欠損金が生じた事業年度は10年）保存します。決算前の点検項目は経理・決算セルフチェックで一覧にしています。

無料
ツール減価償却費と帳簿価額を定額法で計算する取得価額と耐用年数から、各年の償却費と未償却残高を確認できます。台帳の数字の検算に使えます。計算する

よくある質問

まとめ

固定資産台帳の現物照合は、台帳から現物、現物から台帳の両方向で確かめ、ズレは原因と証拠を確認してから除却・追加登録・区分の修正で直します。結果は償却資産申告にも反映させ、遊休資産や補助金で取得した資産は扱いを個別に確認します。M＆Aや事業承継を控えている会社は、実在性・権利関係・評価を資料で説明できる状態を早めに作っておきましょう。