年末調整の代行で必要な書類チェックリスト｜令和8年分の変更点と回収手順

年末調整を代行に依頼しても、従業員からの書類集めは会社に残ります。必要書類は、従業員が出す申告書3種と控除証明書・前職の源泉徴収票、会社が用意する1年分の給与データが基本です。令和8年分は基礎控除などの改正で確認事項が増えるため、書類ごとの入手先と期限、回収の段取りを一覧にしました。

年末調整の代行では何を任せられる？会社に残る作業は？

年末調整の代行では、従業員ごとの年税額の計算、源泉徴収済みの税額との過不足の算出、源泉徴収票の作成、税務署に出す法定調書合計表や市区町村に送る給与支払報告書の作成までを任せるのが一般的です。一方、申告書の配布と回収、記載漏れの一次確認は会社に残ることが多く、どこまで任せられるかは契約の内容で決まります。

精算の結果は12月の給与などに反映し、還付や追加徴収の金額を従業員に伝えます。毎月の給与計算も代行に出しているかどうかで、会社に残る作業の量は大きく変わります。依頼の範囲によって費用がどう変わるかは、年末調整の代行費用の内訳と決まり方で整理しています。

令和8年分の年末調整は何が変わる？書類で確認すること

令和8年度の税制改正で、基礎控除・給与所得控除・扶養の所得要件などが変わりました。改正は2026年12月1日に施行され、令和8年分の年末調整から反映されます。2026年中の毎月の源泉徴収は改正前の税額表のままなので、控除が増えた分は12月の年末調整でまとめて精算します。

項目	令和8年分の内容	書類で確認すること
基礎控除	合計所得489万円以下（給与のみなら665万5,556円以下）は104万円、655万円以下は67万円、2,350万円以下は62万円など、所得に応じて段階的に変わる（令和7年分は最高95万円）	基礎控除申告書の「所得の見積額」。副業や不動産の所得がある人は合算して見積もる
給与所得控除	給与収入220万円以下は74万円（令和7年分の最低額は65万円）	計算で反映するため、書類の追加はない
扶養親族・配偶者の所得要件	合計所得62万円以下（給与のみなら136万円以下）。令和7年分は58万円以下（123万円以下）	扶養控除等申告書・配偶者控除等申告書に書く家族の所得の見積額
特定親族特別控除	19〜22歳の親族の合計所得が62万円超123万円以下（給与のみなら136万円超197万円以下）の場合に適用	学生アルバイトをしている子などの年収の見込み
生命保険料控除	23歳未満の扶養親族がいる人は、新契約の一般生命保険料控除の上限が4万円から6万円に（合計12万円は据置き。令和8・9年分）	保険料控除申告書と、23歳未満の扶養親族の有無
勤労学生控除	合計所得89万円以下（給与のみなら163万円以下）	学生のアルバイト本人の申告内容

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ツール基礎控除の額を年分別に計算する合計所得金額を入れると、令和7〜10年分の基礎控除の額を年分ごとに確認できます。計算する

控除の増加分がまとめて精算されるため、令和8年分は年末調整で戻る税額（還付）が大きくなる人が出てきます。還付する税額は、その月以後に納める源泉所得税から差し引いて充てるのが原則なので、12月分の納付額が少なくなる場合があります。改正の全体像と手取りへの影響は、基礎控除の引上げと課税最低限178万円の解説にまとめています。

従業員から集める書類は？申告書と証明書のチェックリスト

従業員から集める書類は、年末調整を受ける人が出す申告書と、該当する人だけが出す証明書に分かれます。まず申告書の種類と提出期限を確認します。

申告書	出す人	会社への提出期限
扶養控除等（異動）申告書	年末調整を受ける全員（扶養親族がいない人も）	その年最初の給与の支払日の前日まで。年末調整では、年の途中の家族の異動がないかを確認する
基礎控除申告書・配偶者控除等申告書・所得金額調整控除申告書など（兼用様式）	年末調整を受ける全員	その年最後の給与の支払日の前日まで
保険料控除申告書	生命保険料・地震保険料・自分で払った社会保険料などの控除を受ける人	同上
住宅借入金等特別控除申告書	住宅ローン控除の2年目以降の人	同上
翌年分（令和9年分）の扶養控除等（異動）申告書	翌年も勤務する人	翌年最初の給与の支払日の前日まで。年末調整の書類と一緒に回収すると効率的

19〜22歳の親族について特定親族特別控除を受ける人は、その申告も必要です。令和8年分の様式と記入のしかたは、国税庁の「年末調整のしかた」で確認してから配布します。

申告書にあわせて、該当する人から次の証明書類を集めます。

• 生命保険料・介護医療保険料・個人年金保険料の控除証明書（保険会社から届く）
• 地震保険料（旧長期損害保険料）の控除証明書（損害保険会社から届く）
• 国民年金保険料を自分で払った人は、日本年金機構から届く控除証明書。国民健康保険料は証明書の添付は不要だが、支払額の分かる資料で金額を確認する
• iDeCoの掛金を給与天引きではなく自分の口座から払った人は、国民年金基金連合会から届く払込証明書
• 住宅ローン控除の2年目以降の人は、税務署から届く年末調整用の控除証明書と、金融機関の年末残高証明書（居住の時期や借入先によっては残高証明書が不要な場合あり）
• 年の途中で入社した人は、前の勤務先の源泉徴収票
• 国外に住む親族を扶養に入れる人は、親族関係書類と送金関係書類（年齢などにより留学を示す書類などが必要な場合あり）
• 勤労学生控除を受ける人のうち、専修学校などの生徒は学校の証明書

会社側で準備するものは？給与データとマイナンバー

会社側は、1年分の給与データと従業員の情報をそろえて代行先に渡します。給与ソフトを使っていればデータの書き出しで済む部分が多く、代行先が同じソフトに対応していれば、やり取りはさらに簡単です。

• 1〜12月の給与・賞与の支給額、社会保険料、源泉徴収税額の一覧（12月分は確定後に追加）
• 年の途中で入社・退職した人の一覧と、入社日・退職日
• 給与から天引きしている保険料や掛金（iDeCoなど）の金額
• 従業員の2027年1月1日時点の住所（給与支払報告書の提出先になる）
• 従業員と扶養親族のマイナンバーの情報
• 前年の年末調整の資料（源泉徴収簿や申告書の控え）
• 退職金を支払った人の情報（2026年1月1日以後の支払分から、退職所得の源泉徴収票は居住者全員分を税務署に提出）
• 前々年に提出した源泉徴収票などの枚数（30枚以上の種類はe-Taxなどの電子的な方法で提出）

マイナンバーの受け渡しと申告書の保存

マイナンバーを含む書類は、受け渡しの方法（安全なシステム経由か、紙か）を代行先と事前に決めておきます。マイナンバーの事務を外部に委託するときは、委託先が安全に管理しているかを監督する義務が会社にあります。

回収した申告書は税務署に提出せず、会社で保存します。保存期間は、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間です。代行先に原本を渡す場合は、返却の時期と方法も決めておきます。

回収スケジュールはどう組む？代行の締切から逆算する

一般的な進め方は、11月上旬に申告書を配布し、11月下旬を回収期限として不備を直し、12月の最終の給与で過不足を精算する流れです。代行に出す場合は、書類一式を渡してから計算結果が戻るまでの日数を確認し、そこから逆算して社内の回収期限を決めます。

時期	会社がやること	代行先とのやり取り
10月	「控除証明書は捨てずに保管」と従業員に案内する	依頼の範囲・データの形式・書類の締切を決める
11月上旬	申告書一式を配布する（翌年分の扶養控除等申告書を含む）	配布する様式と記入例を確認する
11月下旬	回収期限。記載漏れと添付漏れを一次確認する	書類一式と給与データを引き渡す
12月	最終の給与（または賞与）で過不足を精算する	計算結果を受け取り、従業員ごとの還付・徴収額を確認する
2027年1月12日（火）	12月分の源泉所得税を納付する（納期の特例を受けている場合は1月20日（水））	還付を差し引いた後の納付額を確認する
2027年2月1日（月）	源泉徴収票を従業員に交付する	給与支払報告書と法定調書合計表を提出する

源泉徴収票の交付と給与支払報告書・法定調書の提出は、原則として翌年1月31日が期限で、土日祝日にあたる場合は翌日以後の最初の平日になります。令和8年分は2027年2月1日（月）です。回収が1週間遅れると後の工程がすべて押し、12月の給与での精算に間に合わなくなることもあります。間に合わない場合は翌1月の給与で精算することもありますが、従業員への説明と納付額の管理が複雑になります。

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ツール年末調整の過不足を計算する年収・社会保険料・控除の額から、年末調整で戻る税額や追加で納める税額の目安を確認できます。計算する

2027年1月1日以後は、市区町村への給与支払報告書の提出によって、税務署への源泉徴収票の提出があったものとみなす取扱いが始まります。適用の要件は国税庁の案内で確認してください。従業員本人への源泉徴収票の交付は、これまでどおり必要です。

書類がそろわないときは？よくあるつまずきと対処

回収の段階で起きやすいつまずきと、その対処をまとめます。どれも早めに気づけば、年末調整の日程に影響させずに済みます。

つまずき	よくある原因	対処
生命保険の控除証明書がない	届いた封書を捨てた・なくした	保険会社に再発行を依頼する。届くまで時間がかかるため早めに動く
前職の源泉徴収票がない	前の勤務先から届いていない	本人から前の勤務先に交付を依頼してもらう。間に合わなければ、その人は年末調整をせず本人が確定申告をする
扶養親族の所得が分からない	配偶者や子のパート収入の見込みを把握していない	1〜12月の見込み額を本人に確認してもらう。令和8年分は給与のみなら136万円以下が目安
年の途中で結婚・出産・扶養の変更があった	扶養控除等申告書の内容が古いまま	異動の内容を申告書に記入してもらう。扶養などの判定は12月31日の現況で行う
医療費控除やふるさと納税を申告したい	年末調整では扱えない控除	本人が確定申告をする（ふるさと納税はワンストップ特例の場合もある）
年末調整の後に申告漏れが見つかった	証明書の提出が遅れた	源泉徴収票を作る前であれば、会社で計算をやり直せる場合がある。間に合わなければ本人が確定申告をする

よくある質問

まとめ

年末調整の代行を頼んでも、申告書の配布と回収、記載漏れの一次確認は会社の仕事です。従業員からは申告書3種と控除証明書・前職の源泉徴収票を、会社は1年分の給与データとマイナンバーの情報をそろえ、代行先の締切から逆算して回収期限を決めましょう。令和8年分は基礎控除や扶養の所得要件が変わるため、所得の見積額と家族の年収の確認を例年より丁寧に進めることが大切です。